Pendahuluan & Identitas Pengendali Data
Selamat datang di Kebijakan Privasi Aplikasi KPI / Synapse. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana PT ULTIMATE MITRA ABADI ("Perusahaan", "Kami") mengumpulkan, menggunakan, memproses, menyimpan, dan melindungi data pribadi Anda saat menggunakan aplikasi KPI (website dashboard maupun aplikasi mobile karyawan yang dikembangkan bersama mitra teknologi Abercode Software).
Aplikasi KPI dirancang sebagai platform internal manajemen sumber daya manusia, pencatatan kehadiran (absensi), penilaian Key Performance Indicator (KPI), peer-to-peer assessment, manajemen shift outlet, serta administrasi operasional karyawan di lingkungan jaringan gerai PT ULTIMATE MITRA ABADI.
Dengan mendaftar, mengakses, atau menggunakan aplikasi KPI, Anda mengakui bahwa Anda telah membaca, memahami, dan menyetujui praktik pemrosesan data sebagaimana dijelaskan dalam dokumen Kebijakan Privasi ini.
Landasan Hukum Pemrosesan Data
Pemrosesan data pribadi oleh PT ULTIMATE MITRA ABADI dilakukan berlandaskan ketentuan hukum yang berlaku di Republik Indonesia, khususnya:
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP);
- Undang-Undang Ketenagakerjaan dan peraturan pelaksana terkait dokumentasi hubungan kerja serta presensi tenaga kerja;
- Persetujuan Eksplisit (Consent) yang diberikan oleh karyawan pada saat registrasi akun, login pertama kali, dan persetujuan syarat ketentuan aplikasi;
- Pelaksanaan Perjanjian Kerja antara karyawan dan PT ULTIMATE MITRA ABADI dalam rangka pemenuhan hak dan kewajiban kerja (termasuk verifikasi kehadiran untuk penggajian dan evaluasi performa).
Data Pribadi yang Kami Kumpulkan
Kami hanya mengumpulkan data pribadi yang relevan dan dibutuhkan untuk keperluan administrasi kerja dan operasional:
Identitas Karyawan
Nama lengkap, NIK/NIP, alamat email dinas/pribadi, nomor telepon (WhatsApp), tanggal lahir, jabatan/role, outlet penempatan, dan status kepegawaian.
Foto Dokumentasi Presensi (Selfie)
Foto potret diri (selfie) yang diambil saat clock-in dan clock-out. Foto digunakan semata-mata sebagai bukti visual kehadiran fisik di gerai dan bukan pemindaian biometrik otomatis atau identifikasi massal.
Geolokasi Presisi (GPS)
Koordinat lintang dan bujur (latitude, longitude) perangkat pada momen pencatatan kehadiran untuk memverifikasi kesesuaian lokasi gerai/outlet. Tidak ada pelacakan lokasi di latar belakang (background tracking) secara terus-menerus.
Data Kinerja & Operasional
Skor penilaian KPI harian/bulanan, evaluasi rekan kerja (peer-to-peer), riwayat izin/cuti/sakit, lembur, riwayat penugasan shift, laporan omzet gerai, serta catatan administratif ketenagakerjaan.
Tujuan Pemrosesan Data Pribadi
Kami memproses data pribadi karyawan untuk tujuan-tujuan sah berikut:
Penggunaan Izin Perangkat Khusus (Permissions)
Saat menggunakan aplikasi KPI pada smartphone (Android/iOS) atau browser, sistem dapat meminta persetujuan akses terhadap fitur perangkat berikut:
| Izin Perangkat | Kapan Digunakan | Batasan & Perlindungan |
|---|---|---|
| Kamera (Camera API) | Hanya saat pengguna menekan tombol pengambilan foto selfie absensi kehadiran. | Kamera tidak pernah aktif di latar belakang atau tanpa tindakan sadar dari pengguna. |
| Lokasi Presisi (Geolocation) | Hanya saat pengiriman form absensi (clock-in / clock-out) untuk memvalidasi radius outlet. | Tidak ada pelacakan rute atau posisi 24 jam. Lokasi hanya dibaca sesaat saat tombol absensi ditekan. |
| Penyimpanan / Berkas | Mengunduh surat peringatan, surat pengalaman kerja, atau sertifikat kerja dalam format PDF. | Hanya mengakses file dokumen resmi yang diminta langsung oleh pengguna. |
Keamanan Data & Sistem Audit Perlindungan Karyawan
Kami menerapkan standar keamanan teknis dan organisasional yang ketat untuk menjaga keamanan data seluruh pengguna:
- Enkripsi Data: Seluruh pertukaran data antara aplikasi pengguna dan server menggunakan protokol terenkripsi HTTPS (TLS 1.2+). Kata sandi akun disimpan dalam bentuk hash kriptografis yang aman (Bcrypt / Argon2).
- Role-Based Access Control (RBAC): Hak akses dashboard dibatasi secara tegas sesuai hierarki jabatan (Superadmin, HR Admin, Outlet Manager, Karyawan).
- Audit Log Pengunduhan Foto Selfie: Untuk melindungi privasi dan kehormatan karyawan, sistem mencatat log audit secara otomatis dan permanen setiap kali ada admin atau atasan yang melihat atau mengunduh foto selfie absensi milik karyawan (mencatat siapa pengunduh, waktu akses, dan alamat IP).
- Tindakan atas Pelanggaran Akses: Apabila terdeteksi indikasi penyalahgunaan foto atau data karyawan oleh pihak tidak berwenang, sistem melakukan pelacakan dan manajemen puncak PT ULTIMATE MITRA ABADI akan mengambil tindakan hukum dan disipliner tegas demi melindungi hak karyawan.
Masa Retensi & Penghapusan Data
Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk mencapai tujuan pemrosesan atau sesuai kewajiban hukum yang berlaku:
Foto Selfie Absensi
Disimpan sekurang-kurangnya tiga (3) bulan untuk kepentingan audit kehadiran dan perhitungan payroll, setelah itu dapat dihapus secara berkala dari cloud storage untuk efisiensi dan privasi.
Data Akun & Catatan Ketenagakerjaan
Disimpan selama masa hubungan kerja aktif dan diarsipkan sesuai ketentuan undang-undang ketenagakerjaan dan perpajakan Republik Indonesia.
Backup database operasional dilakukan secara terjadwal untuk menjamin kelangsungan operasional dan integritas pemulihan data jika terjadi bencana teknis.
Pembagian Data & Layanan Pihak Ketiga
PT ULTIMATE MITRA ABADI tidak pernah dan tidak akan menjual, menyewakan, meminjamkan, atau memperdagangkan data pribadi karyawan kepada pihak ketiga manapun untuk tujuan komersial atau periklanan.
Data dapat diproses oleh penyedia infrastruktur teknis tepercaya (Pihak Ketiga Sub-prosesor) semata-mata untuk mendukung operasional sistem, meliputi:
- Penyedia hosting server, database, dan cloud storage (seperti Amazon Web Services / penyedia cloud berstandar ISO 27001);
- Layanan pengiriman pesan notifikasi otomatis (SMS / WhatsApp Gateway);
- Mitra pengembang software resmi (Abercode Software) dalam rangka pemeliharaan berkala, patch keamanan, dan investigasi teknis jika terjadi kendala sistem.
Hak-Hak Pemilik Data Pribadi
Berdasarkan UU PDP No. 27 Tahun 2022, Anda sebagai pemilik data pribadi memiliki hak untuk:
Batasan Usia Pengguna
Aplikasi KPI diperuntukkan secara eksklusif bagi karyawan dan tenaga kerja resmi PT ULTIMATE MITRA ABADI yang telah memenuhi batas usia kerja minimum yang sah menurut peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan Republik Indonesia (sekurang-kurangnya berusia 18 tahun atau telah cakap hukum). Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data dari individu di bawah umur.
Pembaruan Kebijakan Privasi
Kami berhak memperbarui atau merevisi Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan fitur teknologi, perubahan hukum, atau kebutuhan operasional perusahaan. Perubahan material akan diberitahukan melalui pembaruan tanggal di bagian atas dokumen ini atau melalui pengumuman di dalam aplikasi.
Kontak Resmi & Pengaduan Privasi
Jika Anda memiliki pertanyaan, keberatan, atau ingin mengajukan hak perlindungan data pribadi Anda, silakan hubungi tim legal dan HR kami melalui saluran resmi berikut:
Badan Hukum Pengendali Data
PT ULTIMATE MITRA ABADI
NIB: 0202240048673
Alamat Kantor Terdaftar
JL RAYA CASABLANCA KAV 88 TOWER ANGELO 4107, Desa/Kelurahan Menteng Dalam, Kec. Tebet, Kota Adm. Jakarta Selatan, Provinsi DKI Jakarta, Kode Pos: 12870